Każdego roku wzrasta liczba firm, które decydują się na implementację Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Jest to system niezwykle uniwersalny, niezależnie od branży, dlatego ciężko wskazać sektor, w którym sprawdzi się on najlepiej. Łatwiej z pewnością wytypować obszary, w których EOD cieszy się dużą popularnością – są to m.in. przedsiębiorstwa budowlane, handlowe czy duże korporacje. Zakres ich działań znacznie się między sobą różni, jednak dzięki jednej z największych zalet systemu – możliwości dopasowania go do indywidualnych potrzeb firmy – Elektroniczny Obieg Dokumentów świetnie sprawdzi się w każdej z nich. Jakie inne korzyści wiążą się z jego implementacją?
Elektroniczny Obieg Dokumentów – zalety wdrożenia
Wdrożenie systemu to przede wszystkim zwiększona mobilność i dostępność do dokumentacji. Potrzebne nam pliki możemy wyszukać o każdej porze dnia i nocy, a także niezależnie od tego, gdzie się fizycznie znajdujemy. Jest to przydatne szczególnie w przypadku osób pracujących w terenie, jak np. handlowców czy pracowników często wyjeżdżających w delegację. Elektroniczny Obieg Dokumentów niweluje także ryzyko przeoczenia terminów zapłaty faktur czy akceptacji dokumentów. Dzieje się to dzięki automatycznemu generowaniu przypomnień przez system. Cyfrowa archiwizacja plików to jedna z najczęściej wymienianych zalet EOD. W tradycyjnej formie znalezienie interesującego nas dokumentu może być bardzo czasochłonne. Przeszukiwanie stosów teczek i folderów to często bardzo żmudna i mozolna praca. Korzystając z Elektronicznego Obiegu Dokumentów wyszukanie odpowiedniej dokumentacji zajmuje kilka sekund. Zaoszczędzamy w ten sposób dodatkowo nie tylko czas, ale i miejsce oraz pieniądze. Chcąc przesłać klientowi umowę nie musimy jej już drukować, marnując przy tym m.in. papier, nie wydajemy też nic za wysłanie umowy pocztą – wszystko odbywa się elektronicznie i w ekspresowym tempie.
Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów – kto najbardziej skorzysta?
Tak jak zostało wspomniane już wyżej, dzięki wszechstronności i uniwersalizmie, jakim charakteryzuje się Elektroniczny Obieg Dokumentów sprawdzi się on praktycznie w każdym przedsiębiorstwie. Próbując odpowiedzieć na pytanie zawarte w tytule warto podejść do tematu nie pod kątem branży, która najbardziej skorzysta, a problemów, które obecnie ma dana firma. W związku z tym, można pokusić się o stwierdzenie, że wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów najbardziej zaprocentuje w przedsiębiorstwie, które obecnie m.in.:
- ponosi duże wydatki odnoszące się do tradycyjnego obiegu dokumentów (np. eksploatacja drukarek, zakup papieru i tuszu, wynajem powierzchni na archiwum),
- zmagają się z problemem powolnego dostępu do aktualnego statusu dokumentacji,
- mają wiele osób zatrudnionych do pracy w terenie (np. przedstawiciele handlowi),
- posiadają wymóg o konieczności fizycznej obecności przy zatwierdzaniu faktur.
To tylko część problemów, z którymi w dzisiejszych czasach zmagają się firmy. Jeśli choć jeden z nich można by odnieść do sytuacji w Twoim przedsiębiorstwie – warto przemyśleć kwestię wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów u siebie.
