Każdego roku wzrasta liczba firm, które decydują się na implementację Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Jest to system niezwykle uniwersalny, niezależnie od branży, dlatego ciężko wskazać sektor, w którym sprawdzi się on najlepiej. Łatwiej z pewnością wytypować obszary, w których EOD cieszy się dużą popularnością – są to m.in. przedsiębiorstwa budowlane, handlowe czy duże korporacje. Zakres ich działań znacznie się między sobą różni, jednak dzięki jednej z największych zalet systemu – możliwości dopasowania go do indywidualnych potrzeb firmy – Elektroniczny Obieg Dokumentów świetnie sprawdzi się w każdej z nich. Jakie inne korzyści wiążą się z jego implementacją?
Spis treści
Elektroniczny Obieg Dokumentów – zalety wdrożenia
Wdrożenie systemu to przede wszystkim zwiększona mobilność i dostępność do dokumentacji. Potrzebne nam pliki możemy wyszukać o każdej porze dnia i nocy, a także niezależnie od tego, gdzie się fizycznie znajdujemy. Jest to przydatne szczególnie w przypadku osób pracujących w terenie, jak np. handlowców czy pracowników często wyjeżdżających w delegację. Elektroniczny Obieg Dokumentów niweluje także ryzyko przeoczenia terminów zapłaty faktur czy akceptacji dokumentów. Dzieje się to dzięki automatycznemu generowaniu przypomnień przez system. Cyfrowa archiwizacja plików to jedna z najczęściej wymienianych zalet EOD. W tradycyjnej formie znalezienie interesującego nas dokumentu może być bardzo czasochłonne. Przeszukiwanie stosów teczek i folderów to często bardzo żmudna i mozolna praca. Korzystając z Elektronicznego Obiegu Dokumentów wyszukanie odpowiedniej dokumentacji zajmuje kilka sekund. Zaoszczędzamy w ten sposób dodatkowo nie tylko czas, ale i miejsce oraz pieniądze. Chcąc przesłać klientowi umowę nie musimy jej już drukować, marnując przy tym m.in. papier, nie wydajemy też nic za wysłanie umowy pocztą – wszystko odbywa się elektronicznie i w ekspresowym tempie.
Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów – kto najbardziej skorzysta?
Tak jak zostało wspomniane już wyżej, dzięki wszechstronności i uniwersalizmie, jakim charakteryzuje się Elektroniczny Obieg Dokumentów sprawdzi się on praktycznie w każdym przedsiębiorstwie. Próbując odpowiedzieć na pytanie zawarte w tytule warto podejść do tematu nie pod kątem branży, która najbardziej skorzysta, a problemów, które obecnie ma dana firma. W związku z tym, można pokusić się o stwierdzenie, że wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów najbardziej zaprocentuje w przedsiębiorstwie, które obecnie m.in.:
- ponosi duże wydatki odnoszące się do tradycyjnego obiegu dokumentów (np. eksploatacja drukarek, zakup papieru i tuszu, wynajem powierzchni na archiwum),
- zmagają się z problemem powolnego dostępu do aktualnego statusu dokumentacji,
- mają wiele osób zatrudnionych do pracy w terenie (np. przedstawiciele handlowi),
- posiadają wymóg o konieczności fizycznej obecności przy zatwierdzaniu faktur.
To tylko część problemów, z którymi w dzisiejszych czasach zmagają się firmy. Jeśli choć jeden z nich można by odnieść do sytuacji w Twoim przedsiębiorstwie – warto przemyśleć kwestię wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów u siebie.
Podobne artykuły
Today's pick
W jaki sposób można wykorzystać litery przestrzenne?
Czy wiesz, że szacuje się, że przeciętny Polak widzi około 5000 reklam każdego dnia? Chociaż ludzie nauczyli się odfiltrowywać wiele…
Czy cena wirtualnego biura w Warszawie obejmuje pełną obsługę korespondencji? Sprawdzamy!
Na cenę wynajmu wirtualnego biura mają wpływ różne czynniki. Jednym z najważniejszych jest zakres usług dodatkowych. Bo wirtualne biuro to…
Informatyczne wspomaganie procesów produkcyjnych – jakie korzyści daje przedsiębiorcom?
Nieustanny postęp technologiczny jest dostrzegalny nie tylko w sferze prywatnej. Fakt posiadania coraz szybszych i wydajniejszych urządzeń do pracy, nauki…
Jak skutecznie zarządzać relacjami z klientem dzięki systemowi CRM GoNet?
Każda firma potrzebuje klientów, ponieważ to właśnie oni decydują o rentowności przedsiębiorstwa. Świadomość regularnego zysku pozwala planować kolejne działania biznesowe….
Leasingowanie samochodu – korzyści i możliwości
Marzysz o nowym samochodzie marki SEAT lub CUPRA, ale nie jesteś pewien, jak go sfinansować? Leasingowanie samochodu to elastyczne rozwiązanie,…
Co wpływa na kurs złota
Czy zastanawiałeś się kiedyś od czego zależy cena złota? Czy złoto jest zabezpieczeniem przed inflacją? Jakie są zależności między wysokością…
Gdzie najtańszy abonament bez telefonu?
Korzystanie z usług telefonicznych w ramach abonamentu jest nie tylko wygodne, ale również opłacalne. Na co zatem zwrócić uwagę przy…
Mobilne kasy fiskalne – kiedy warto zainwestować w taki sprzęt?
Każdy przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż towarów bądź usług osobom fizycznym, nieprowadzącym działalności gospodarczej i osiąga z realizacji takiego biznesu obroty…
Kiedy dojdzie mój przelew? Sesje przychodzące w polskich bankach
Wykonanie przelewu nie oznacza jego natychmiastowego dotarcia do odbiorcy. Sprawdź, jak długo trzeba oczekiwać na realizację przelewu. Spis treściSesje rozrachunkowe…
Czym jest wash trading na giełdach kryptowalutowych i jak go rozpoznać?
Kryptowaluty dostępne są dla użytkowników stosunkowo krótki czas, a zasady ich obrotu często nie są wystarczająco uregulowane. Właśnie przez to…