Każdego roku wzrasta liczba firm, które decydują się na implementację Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Jest to system niezwykle uniwersalny, niezależnie od branży, dlatego ciężko wskazać sektor, w którym sprawdzi się on najlepiej. Łatwiej z pewnością wytypować obszary, w których EOD cieszy się dużą popularnością – są to m.in. przedsiębiorstwa budowlane, handlowe czy duże korporacje. Zakres ich działań znacznie się między sobą różni, jednak dzięki jednej z największych zalet systemu – możliwości dopasowania go do indywidualnych potrzeb firmy – Elektroniczny Obieg Dokumentów świetnie sprawdzi się w każdej z nich. Jakie inne korzyści wiążą się z jego implementacją?
Spis treści
Elektroniczny Obieg Dokumentów – zalety wdrożenia
Wdrożenie systemu to przede wszystkim zwiększona mobilność i dostępność do dokumentacji. Potrzebne nam pliki możemy wyszukać o każdej porze dnia i nocy, a także niezależnie od tego, gdzie się fizycznie znajdujemy. Jest to przydatne szczególnie w przypadku osób pracujących w terenie, jak np. handlowców czy pracowników często wyjeżdżających w delegację. Elektroniczny Obieg Dokumentów niweluje także ryzyko przeoczenia terminów zapłaty faktur czy akceptacji dokumentów. Dzieje się to dzięki automatycznemu generowaniu przypomnień przez system. Cyfrowa archiwizacja plików to jedna z najczęściej wymienianych zalet EOD. W tradycyjnej formie znalezienie interesującego nas dokumentu może być bardzo czasochłonne. Przeszukiwanie stosów teczek i folderów to często bardzo żmudna i mozolna praca. Korzystając z Elektronicznego Obiegu Dokumentów wyszukanie odpowiedniej dokumentacji zajmuje kilka sekund. Zaoszczędzamy w ten sposób dodatkowo nie tylko czas, ale i miejsce oraz pieniądze. Chcąc przesłać klientowi umowę nie musimy jej już drukować, marnując przy tym m.in. papier, nie wydajemy też nic za wysłanie umowy pocztą – wszystko odbywa się elektronicznie i w ekspresowym tempie.
Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów – kto najbardziej skorzysta?
Tak jak zostało wspomniane już wyżej, dzięki wszechstronności i uniwersalizmie, jakim charakteryzuje się Elektroniczny Obieg Dokumentów sprawdzi się on praktycznie w każdym przedsiębiorstwie. Próbując odpowiedzieć na pytanie zawarte w tytule warto podejść do tematu nie pod kątem branży, która najbardziej skorzysta, a problemów, które obecnie ma dana firma. W związku z tym, można pokusić się o stwierdzenie, że wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów najbardziej zaprocentuje w przedsiębiorstwie, które obecnie m.in.:
- ponosi duże wydatki odnoszące się do tradycyjnego obiegu dokumentów (np. eksploatacja drukarek, zakup papieru i tuszu, wynajem powierzchni na archiwum),
- zmagają się z problemem powolnego dostępu do aktualnego statusu dokumentacji,
- mają wiele osób zatrudnionych do pracy w terenie (np. przedstawiciele handlowi),
- posiadają wymóg o konieczności fizycznej obecności przy zatwierdzaniu faktur.
To tylko część problemów, z którymi w dzisiejszych czasach zmagają się firmy. Jeśli choć jeden z nich można by odnieść do sytuacji w Twoim przedsiębiorstwie – warto przemyśleć kwestię wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów u siebie.
Podobne artykuły
Today's pick
DevOps Engineer: Kluczowa rola w przyspieszaniu dostarczania rozwiązań IT
W świecie IT DevOps Engineer jest uważany za prawdziwego renesansowego człowieka. Ten specjalista musi posiadać solidne zaplecze technologiczne, znać języki…
Jak zarządzać projektami IT? Wybrane metodyki
Zarządzanie projektami IT obejmuje szereg działań mających na celu skuteczne planowanie, organizowanie i kontrolowanie projektów w branży informatycznej. Istnieje wiele…
Bill Gates – czym zajmuje się teraz legenda branży IT?
Bill Gates, jeden z najsłynniejszych ludzi naszych czasów. Geniusz komputerowy, milioner, osobowość, filantrop. Dla wielu osób rewolucja informatyczna ma dwóch…
Co to jest software house?
Jeśli poszukujemy specjalisty, który stworzy dla nas zaawansowany system, bądź aplikację mobilną, to powinniśmy zgłosić się do software house’u. W…
Dlaczego wybieranie przez największe firmy systemów CMMS jest dowodem na ich skuteczność i użyteczność?
Każda firma zorientowana na rozwój i utrzymanie swojej przewagi konkurencyjnej na rynku musi prędzej czy później skorzystać z nowoczesnego wsparcia…
Gdzie najtańszy abonament bez telefonu?
Korzystanie z usług telefonicznych w ramach abonamentu jest nie tylko wygodne, ale również opłacalne. Na co zatem zwrócić uwagę przy…
Mobilne kasy fiskalne – kiedy warto zainwestować w taki sprzęt?
Każdy przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż towarów bądź usług osobom fizycznym, nieprowadzącym działalności gospodarczej i osiąga z realizacji takiego biznesu obroty…
Kiedy dojdzie mój przelew? Sesje przychodzące w polskich bankach
Wykonanie przelewu nie oznacza jego natychmiastowego dotarcia do odbiorcy. Sprawdź, jak długo trzeba oczekiwać na realizację przelewu. Spis treściSesje rozrachunkowe…
Czym jest wash trading na giełdach kryptowalutowych i jak go rozpoznać?
Kryptowaluty dostępne są dla użytkowników stosunkowo krótki czas, a zasady ich obrotu często nie są wystarczająco uregulowane. Właśnie przez to…
Laptop w leasing czy na raty? Podpowiadamy
Laptop to podstawowe narzędzie pracy biurowej. Można kupić go za gotówkę, lecz lepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z zewnętrznych źródeł finansowania…