Gdzie sprawdzi się Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Każdego roku wzrasta liczba firm, które decydują się na implementację Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Jest to system niezwykle uniwersalny, niezależnie od branży, dlatego ciężko wskazać sektor, w którym sprawdzi się on najlepiej. Łatwiej z pewnością wytypować obszary, w których EOD cieszy się dużą popularnością – są to m.in. przedsiębiorstwa budowlane, handlowe czy duże korporacje. Zakres ich działań znacznie się między sobą różni, jednak dzięki jednej z największych zalet systemu – możliwości dopasowania go do indywidualnych potrzeb firmy – Elektroniczny Obieg Dokumentów świetnie sprawdzi się w każdej z nich. Jakie inne korzyści wiążą się z jego implementacją?

Elektroniczny Obieg Dokumentów – zalety wdrożenia

Wdrożenie systemu to przede wszystkim zwiększona mobilność i dostępność do dokumentacji. Potrzebne nam pliki możemy wyszukać o każdej porze dnia i nocy, a także niezależnie od tego, gdzie się fizycznie znajdujemy. Jest to przydatne szczególnie w przypadku osób pracujących w terenie, jak np. handlowców czy pracowników często wyjeżdżających w delegację. Elektroniczny Obieg Dokumentów niweluje także ryzyko przeoczenia terminów zapłaty faktur czy akceptacji dokumentów. Dzieje się to dzięki automatycznemu generowaniu przypomnień przez system. Cyfrowa archiwizacja plików to jedna z najczęściej wymienianych zalet EOD. W tradycyjnej formie znalezienie interesującego nas dokumentu może być bardzo czasochłonne. Przeszukiwanie stosów teczek i folderów to często bardzo żmudna i mozolna praca. Korzystając z Elektronicznego Obiegu Dokumentów wyszukanie odpowiedniej dokumentacji zajmuje kilka sekund. Zaoszczędzamy w ten sposób dodatkowo nie tylko czas, ale i miejsce oraz pieniądze. Chcąc przesłać klientowi umowę nie musimy jej już drukować, marnując przy tym m.in. papier, nie wydajemy też nic za wysłanie umowy pocztą – wszystko odbywa się elektronicznie i w ekspresowym tempie.

Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów – kto najbardziej skorzysta?

Tak jak zostało wspomniane już wyżej, dzięki wszechstronności i uniwersalizmie, jakim charakteryzuje się Elektroniczny Obieg Dokumentów sprawdzi się on praktycznie w każdym przedsiębiorstwie. Próbując odpowiedzieć na pytanie zawarte w tytule warto podejść do tematu nie pod kątem branży, która najbardziej skorzysta, a problemów, które obecnie ma dana firma. W związku z tym, można pokusić się o stwierdzenie, że wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów najbardziej zaprocentuje w przedsiębiorstwie, które obecnie m.in.:

• ponosi duże wydatki odnoszące się do tradycyjnego obiegu dokumentów (np. eksploatacja drukarek, zakup papieru i tuszu, wynajem powierzchni na archiwum),
• zmagają się z problemem powolnego dostępu do aktualnego statusu dokumentacji,
• mają wiele osób zatrudnionych do pracy w terenie (np. przedstawiciele handlowi),
• posiadają wymóg o konieczności fizycznej obecności przy zatwierdzaniu faktur.

To tylko część problemów, z którymi w dzisiejszych czasach zmagają się firmy. Jeśli choć jeden z nich można by odnieść do sytuacji w Twoim przedsiębiorstwie – warto przemyśleć kwestię wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów u siebie.