Rosnąca skala działalności sprawia, że intuicja właściciela lub zarządu przestaje wystarczać do oceny rzeczywistej kondycji przedsiębiorstwa, szczególnie gdy jednocześnie zwiększają się koszty, liczba klientów, poziom zatrudnienia i zakres realizowanych inwestycji. Controlling finansowy pozwala uporządkować informacje pochodzące z różnych obszarów organizacji i przekształcić je w czytelny obraz, na podstawie którego można świadomie planować kolejne działania, kontrolować rentowność oraz wcześniej dostrzegać niekorzystne zmiany.
Controlling finansowy – źródło wiedzy o rzeczywistej kondycji firmy
Dane zgromadzone w księgowości są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, jednak same zestawienia księgowe nie zawsze odpowiadają na pytania najważniejsze z perspektywy zarządu. Potrzebna jest wiedza o tym, które produkty, usługi, projekty lub segmenty klientów generują największą marżę, gdzie pojawiają się koszty przekraczające założenia oraz jak w kolejnych miesiącach może zmieniać się płynność finansowa. Controlling finansowy pozwala łączyć informacje pochodzące między innymi z księgowości, sprzedaży, produkcji oraz obszaru kadrowego, dzięki czemu wyniki przedsiębiorstwa mogą być analizowane w przekrojach odpowiadających rzeczywistemu modelowi biznesowemu.
Jednym z najważniejszych elementów takiego podejścia pozostaje budżetowanie połączone z regularnym monitorowaniem wykonania planu. Controlling finansowy umożliwia przygotowywanie budżetów i prognoz, a następnie porównywanie ich z rzeczywistymi wynikami oraz identyfikowanie przyczyn powstających odchyleń. Nie chodzi przy tym wyłącznie o stwierdzenie, że określony koszt okazał się wyższy od zakładanego. Znacznie większą wartość daje ustalenie źródła różnicy i ocena, czy wynika ona z jednorazowego zdarzenia, zmiany cen, pogorszenia efektywności procesu, spadku marży czy trwałej zmiany warunków prowadzenia działalności. Tak przygotowana informacja umożliwia odpowiednio wczesne podjęcie działań korygujących.
Jak controlling finansowy zmienia dane w praktyczne narzędzie zarządzania?
Wartość informacji finansowej zależy od tego, czy można ją wykorzystać podczas podejmowania konkretnych decyzji, dlatego model raportowania powinien być dopasowany do potrzeb osób zarządzających przedsiębiorstwem. Innych danych będzie wymagać firma usługowa, innych przedsiębiorstwo produkcyjne, a jeszcze innych organizacja rozwijająca kilka linii biznesowych jednocześnie. Controlling finansowy pozwala zaprojektować raporty w taki sposób, aby przedstawiały najważniejsze wskaźniki, koszty, marże oraz poziom rentowności w formie umożliwiającej szybkie wychwycenie zmian i zrozumienie ich znaczenia dla całej działalności.
Szczególne znaczenie ma to przy planowaniu inwestycji oraz podejmowaniu decyzji, które będą wpływały na przedsiębiorstwo przez wiele kolejnych miesięcy lub lat. Controlling finansowy umożliwia przygotowywanie różnych scenariuszy i ocenianie, jak określone działania mogą przełożyć się na wyniki, poziom kosztów oraz płynność. Można dzięki temu analizować konsekwencje zwiększenia zatrudnienia, zakupu nowych urządzeń, wejścia na kolejny rynek czy zmiany sposobu finansowania działalności. Zamiast bazować wyłącznie na przewidywaniach, uzyskuje się możliwość porównania wariantów oraz świadomego wyboru rozwiązania najlepiej odpowiadającego sytuacji przedsiębiorstwa.
Istotnym rozwiązaniem dla firm, które nie chcą tworzyć własnego rozbudowanego działu kontrolingu, pozostaje model zewnętrzny. Pozwala on korzystać z wiedzy i odpowiednich narzędzi bez konieczności budowania od podstaw dodatkowej struktury organizacyjnej. Controlling może wówczas stać się naturalnym uzupełnieniem outsourcingu finansowo-księgowego, ponieważ informacje zapisane w księgach są bezpośrednio przekształcane w dane zarządcze. Ogranicza się w ten sposób rozdźwięk pomiędzy księgowością a zarządzaniem, a raportowanie może lepiej odpowiadać na bieżące potrzeby decydentów.
Przejrzyste dane finansowe tworzą solidniejszą podstawę rozwoju przedsiębiorstwa
Dobrze zaprojektowany controlling finansowy pozwala odejść od zarządzania opartego głównie na przeczuciach na rzecz decyzji wynikających z aktualnych, uporządkowanych i właściwie zinterpretowanych danych. Budżety, prognozy, analiza odchyleń, kontrola marż oraz ocena rentowności pomagają lepiej rozumieć mechanizmy wpływające na wyniki przedsiębiorstwa i wcześniej reagować na pojawiające się zmiany. Dzięki zewnętrznemu modelowi takiego wsparcia możliwe staje się korzystanie z profesjonalnych narzędzi analitycznych bez rozbudowy własnych struktur, co sprzyja większej przewidywalności oraz świadomemu planowaniu dalszego rozwoju firmy.
Artykuł zewnętrzny.
Komentarze wyłączone