Jak wybrać dobry program księgowy?

Niezależnie od branży prowadzonej działalności gospodarczej konieczne jest sprawne zarządzanie obszarem finansów firmowych. Wiele uwagi trzeba poświęcić kwestiom związanym z księgowością. Aby dział księgowy mógł sprawnie realizować swoje obowiązki, konieczny jest zakup dobrego programu do księgowości.

Dobry program księgowy… czyli?

Jaki jest idealny program komputerowy do prowadzenia księgowości przedsiębiorstwa? Nie sposób udzielić na to pytanie jednoznacznej, uniwersalnej odpowiedzi. Można jednak wskazać aspekty istotne z punktu widzenia kadry menedżerskiej oraz pracowników zajmujących się sprawami księgowymi.

W obecnych czasach właściwie każdy profesjonalny program do księgowości umożliwia takie działania jak:

• wprowadzanie i wystawianie faktur,
• naliczanie odpisów amortyzacyjnych,
• prowadzenie rozrachunków publicznoprawnych (tzn. z urzędem skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych itd.),

oraz wiele innych. Taki stan rzeczy, że warto podczas wyboru zwrócić uwagę na dodatkowe aspekty.

Program księgowości nie tylko do księgowości?

Aby móc sprawnie zarządzać przedsiębiorstwem, należy wspierać się oprogramowaniem komputerowym. Programy księgowe powinny umożliwiać także sprawne wykonywanie między innymi następujących operacji:

• wystawianie monitów o zapłatę,
• kompensata należności i zobowiązań z kontrahentami,
• wyszukiwanie przedsiębiorstwa po Numerze Identyfikacji Podatkowej.

Dzięki automatyzacji powyższych zadań pracownicy zajmujący się prowadzeniem księgowości mogą wykonywać inne, bardziej kreatywne zadania.

Warto, by program do księgowości umożliwiał także prowadzenie bazy CRM – zestawienie danych teleadresowych kontrahentów, pracowników itd. z pewności usprawni kontakt w celu uzgodnienia spraw związanych z wystawianymi fakturami, płatnościami itd.

Intuicyjna obsługa

Last but not least, program do księgowości powinien być prosty w obsłudze. Dzięki temu codzienna praca z systemem komputerowym będzie komfortowa i nie spowoduje frustracji u pracownika. Taki stan rzeczy oznacza, że program księgowy powinien mieć czytelny, przejrzysty interfejs, możliwość korzystania ze skrótów klawiszowych oraz zapisywania szablonów dokumentów (ten ostatni aspekt sprawia, że mozolne wprowadzanie podobnych danych – np. dat – nie jest już konieczne).

Nowoczesne technologie w służbie księgowości

Ciekawym rozwiązaniem są internetowe programy do prowadzenia księgowości. Jest to rozwiązanie dedykowane głównie dla drobnych przedsiębiorców – mogą oni samodzielnie wprowadzać dokumenty finansowe (faktury, rachunki itd.). Oprócz tego mają oni dostęp do merytorycznego wsparcia ze strony wirtualnego asystenta księgowego. Ponieważ całość odbywa się za pośrednictwem internetu, program do księgowości online pozwala na zaoszczędzenie czasu.

Podsumowanie

Dobry program księgowy to ważny, ale nie jedyny element niezbędny do tego, by móc prowadzić księgowość sprawnie oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami. Do pełnego sukcesu potrzebni są jeszcze wykwalifikowani i doświadczeni specjaliści zajmujący się rachunkowością przedsiębiorstwa. Bez czynnika ludzkiego nawet najnowocześniejszy system do księgowości nie spełni swojej roli.