Wiele firm archiwizację akt traktuje bardzo po macoszemu i wykonuje ją mocno niedbale. Prawda jest jednak taka, że dobra archiwizacja dokumentów potrafi znacząco poprawić działanie firmy, gdyż zapewni lepszy dostęp do różnych akt, które mogą być w danej chwili potrzebne. Jak archiwizacja dobre przechowywanie i archiwizacja dokumentów może pomóc Twojej firmie?
Spis treści
Archiwizacja dokumentacji — co trzeba o niej wiedzieć?
Jeśli chodzi o archiwizowanie dokumentów, to zdecydowanie najważniejszą informacją jest to, że jest ona wymagana prawnie w wypadku naprawdę wielu dokumentów. Dotyczy to przede wszystkim dokumentacji księgowej, magazynowej, czy też BHP. Lista dokumentów, przy których wymagana jest archiwizacja, jest jednak dość długa i lepiej zapoznać się z nią korzystając z pomocy specjalistów, którzy zajmują się archiwizacją na co dzień.
Dlaczego dobra archiwizacja dokumentów może pomóc Twojej firmie?
Sytuacje, w których dobra archiwizacja jest niezwykle pomocna nietrudno sobie wyobrazić. Wystarczy, że okaże się, iż będzie potrzebny nam zestaw dokumentów podpisywanych wcześniej z klientem, które są niezbędne do dalszej współpracy. Jeśli przechowywanie i archiwizacja dokumentów jest w firmie na wysokim poziomie, szybkie odszukanie potrzebnych akt nie będzie wyzwaniem, gdyż jedyna rzecz, którą będzie trzeba zrobić, to wejście do firmowych archiwów, a następnie znalezienie odpowiedniego pudła archiwizacyjnego.
Dobra archiwizacja dokumentów znacząco ułatwia również utrzymanie porządku i zagospodarowanie przestrzeni dostępnej w biurze. Często okazuje się bowiem, że przechowujemy dokumenty, które nie są już potrzebne i można byłoby je zniszczyć, gdyż tylko zajmują miejsce.
Archiwizacja dokumentacji — komu ją zlecić?
Jeśli zależy nam na tym, by archiwizacja dokumentacji w firmie była jak najbardziej efektywna, to warto zdecydować się na współpracę z profesjonalistami w tym zakresie. Kompleksowe usługi w tym zakresie polegają bowiem na kompletnym przygotowaniu tego, jak będzie wyglądać przechowywanie i archiwizacja dokumentów w przedsiębiorstwie.
Specjaliści od archiwizacji zawsze rozpoczynają od dokładnego sprawdzenia wszystkich dokumentów w firmie, a także ich segregacji oraz kwalifikacji. Następnie są one porządkowane w możliwie jak najbardziej efektywny sposób oraz oznaczane, by łatwo można było je znaleźć.
Gdy wszystkie akta zostały już oznaczone pora na najważniejszy element procesu, jakim jest archiwizacja dokumentów. Mowa tu o spakowaniu wszystkich akt oraz ich ewidencji, dzięki czemu zawsze będziemy wiedzieli, gdzie znajdują się potrzebne w danym momencie dokumenty.
Dobra archiwizacja dokumentów to także ich brakowanie oraz niszczenie. Proces ten polega na tym, że oddziela się dokumenty, które wedle prawa nie muszą już być archiwizowane lub są kompletnie niepotrzebne dla firmy. Następnie są one niszczone w sposób taki, by nie mogły być już czytelne, gdyż jest to jeden z wymogów bezpieczeństwa, które trzeba spełniać w razie niszczenia dokumentów.
Podobne artykuły
Today's pick
Biuro coworkingowe – jak szukać odpowiedniego?
Wynajem określonej przestrzeni służącej do pracy od kilku lat cieszy się ciągle rosnącą popularnością. Możliwość wykonywania obowiązków służbowych w obecności…
Najważniejsze zalety outsourcingu informatycznego
O usługach informatycznych mówi się w dwóch kontekstach: mając na myśli albo bieżące utrzymanie sprawności oprogramowania, sieci i sprzętu, albo…
Dostawa wody do biura – bezpłatnie na terenie Polski
Woda mineralna jest bardzo korzystna dla zdrowia. Wpływa pozytywnie na nasze samopoczucie. Minerały, które znajdują się w wodzie dodają energii…
Jak archiwizacja dokumentów może pomóc Twojej firmie
Wiele firm archiwizację akt traktuje bardzo po macoszemu i wykonuje ją mocno niedbale. Prawda jest jednak taka, że dobra archiwizacja…
Ścieżka zakupowa klienta w kampanii SMS — jak wygląda?
Klienci są dzisiaj bardzo wymagający. Oprócz produktów dopasowanych do ich potrzeb oczekują oni pozytywnych doświadczeń z marką w całym procesie…
Laptop w leasing czy na raty? Podpowiadamy
Laptop to podstawowe narzędzie pracy biurowej. Można kupić go za gotówkę, lecz lepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z zewnętrznych źródeł finansowania…
Wystawianie faktur z magazynem
Wystawienie faktury to obowiązek przedsiębiorcy. Jeśli jednak nie do końca znasz się na księgowości lub chcesz ułatwić pracę sobie i…
Jakie problemy rozwiązuje faktoring?
Jeszcze kilkanaście lat temu z faktoringu korzystały wyłącznie duże podmioty gospodarcze. Dziś to rozwiązanie jest dostępne również dla małych firm…
Skuteczne finansowanie startupu technologicznego – warto trzymać rękę na pulsie
Każdy, kto stawia pierwsze kroki w biznesie, wie jak ważną sprawą jest utrzymanie płynności finansowej. Od tego będzie zależeć wizerunek…
Waloryzacja umów wykonawczych. Poznaj przyczyny i możliwe rozwiązania
Ostatnie lata pokazały nam, że rynek surowców i usług to w praktyce żywy organizm. Niepokoje na rynkach światowych wywołały istny…