Wiele firm archiwizację akt traktuje bardzo po macoszemu i wykonuje ją mocno niedbale. Prawda jest jednak taka, że dobra archiwizacja dokumentów potrafi znacząco poprawić działanie firmy, gdyż zapewni lepszy dostęp do różnych akt, które mogą być w danej chwili potrzebne. Jak archiwizacja dobre przechowywanie i archiwizacja dokumentów może pomóc Twojej firmie?
Spis treści
Archiwizacja dokumentacji — co trzeba o niej wiedzieć?
Jeśli chodzi o archiwizowanie dokumentów, to zdecydowanie najważniejszą informacją jest to, że jest ona wymagana prawnie w wypadku naprawdę wielu dokumentów. Dotyczy to przede wszystkim dokumentacji księgowej, magazynowej, czy też BHP. Lista dokumentów, przy których wymagana jest archiwizacja, jest jednak dość długa i lepiej zapoznać się z nią korzystając z pomocy specjalistów, którzy zajmują się archiwizacją na co dzień.
Dlaczego dobra archiwizacja dokumentów może pomóc Twojej firmie?
Sytuacje, w których dobra archiwizacja jest niezwykle pomocna nietrudno sobie wyobrazić. Wystarczy, że okaże się, iż będzie potrzebny nam zestaw dokumentów podpisywanych wcześniej z klientem, które są niezbędne do dalszej współpracy. Jeśli przechowywanie i archiwizacja dokumentów jest w firmie na wysokim poziomie, szybkie odszukanie potrzebnych akt nie będzie wyzwaniem, gdyż jedyna rzecz, którą będzie trzeba zrobić, to wejście do firmowych archiwów, a następnie znalezienie odpowiedniego pudła archiwizacyjnego.
Dobra archiwizacja dokumentów znacząco ułatwia również utrzymanie porządku i zagospodarowanie przestrzeni dostępnej w biurze. Często okazuje się bowiem, że przechowujemy dokumenty, które nie są już potrzebne i można byłoby je zniszczyć, gdyż tylko zajmują miejsce.
Archiwizacja dokumentacji — komu ją zlecić?
Jeśli zależy nam na tym, by archiwizacja dokumentacji w firmie była jak najbardziej efektywna, to warto zdecydować się na współpracę z profesjonalistami w tym zakresie. Kompleksowe usługi w tym zakresie polegają bowiem na kompletnym przygotowaniu tego, jak będzie wyglądać przechowywanie i archiwizacja dokumentów w przedsiębiorstwie.
Specjaliści od archiwizacji zawsze rozpoczynają od dokładnego sprawdzenia wszystkich dokumentów w firmie, a także ich segregacji oraz kwalifikacji. Następnie są one porządkowane w możliwie jak najbardziej efektywny sposób oraz oznaczane, by łatwo można było je znaleźć.
Gdy wszystkie akta zostały już oznaczone pora na najważniejszy element procesu, jakim jest archiwizacja dokumentów. Mowa tu o spakowaniu wszystkich akt oraz ich ewidencji, dzięki czemu zawsze będziemy wiedzieli, gdzie znajdują się potrzebne w danym momencie dokumenty.
Dobra archiwizacja dokumentów to także ich brakowanie oraz niszczenie. Proces ten polega na tym, że oddziela się dokumenty, które wedle prawa nie muszą już być archiwizowane lub są kompletnie niepotrzebne dla firmy. Następnie są one niszczone w sposób taki, by nie mogły być już czytelne, gdyż jest to jeden z wymogów bezpieczeństwa, które trzeba spełniać w razie niszczenia dokumentów.
Podobne artykuły
Today's pick
W jaki sposób można wykorzystać litery przestrzenne?
Czy wiesz, że szacuje się, że przeciętny Polak widzi około 5000 reklam każdego dnia? Chociaż ludzie nauczyli się odfiltrowywać wiele…
Czy cena wirtualnego biura w Warszawie obejmuje pełną obsługę korespondencji? Sprawdzamy!
Na cenę wynajmu wirtualnego biura mają wpływ różne czynniki. Jednym z najważniejszych jest zakres usług dodatkowych. Bo wirtualne biuro to…
Informatyczne wspomaganie procesów produkcyjnych – jakie korzyści daje przedsiębiorcom?
Nieustanny postęp technologiczny jest dostrzegalny nie tylko w sferze prywatnej. Fakt posiadania coraz szybszych i wydajniejszych urządzeń do pracy, nauki…
Jak skutecznie zarządzać relacjami z klientem dzięki systemowi CRM GoNet?
Każda firma potrzebuje klientów, ponieważ to właśnie oni decydują o rentowności przedsiębiorstwa. Świadomość regularnego zysku pozwala planować kolejne działania biznesowe….
Leasingowanie samochodu – korzyści i możliwości
Marzysz o nowym samochodzie marki SEAT lub CUPRA, ale nie jesteś pewien, jak go sfinansować? Leasingowanie samochodu to elastyczne rozwiązanie,…
Co wpływa na kurs złota
Czy zastanawiałeś się kiedyś od czego zależy cena złota? Czy złoto jest zabezpieczeniem przed inflacją? Jakie są zależności między wysokością…
Gdzie najtańszy abonament bez telefonu?
Korzystanie z usług telefonicznych w ramach abonamentu jest nie tylko wygodne, ale również opłacalne. Na co zatem zwrócić uwagę przy…
Mobilne kasy fiskalne – kiedy warto zainwestować w taki sprzęt?
Każdy przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż towarów bądź usług osobom fizycznym, nieprowadzącym działalności gospodarczej i osiąga z realizacji takiego biznesu obroty…
Kiedy dojdzie mój przelew? Sesje przychodzące w polskich bankach
Wykonanie przelewu nie oznacza jego natychmiastowego dotarcia do odbiorcy. Sprawdź, jak długo trzeba oczekiwać na realizację przelewu. Spis treściSesje rozrachunkowe…
Czym jest wash trading na giełdach kryptowalutowych i jak go rozpoznać?
Kryptowaluty dostępne są dla użytkowników stosunkowo krótki czas, a zasady ich obrotu często nie są wystarczająco uregulowane. Właśnie przez to…