Podstawowe informacje o wdrożeniach systemów ERP

Popularność systemów ERP rośnie. To specjalistyczne oprogramowania do zarządzania firmy pracujące na podstawie jednej wspólnej bazy danych. Dzięki ERP nie trzeba inwestować w wiele narzędzi, wystarczy tylko jedno, by mogli z niego korzystać wszyscy pracownicy firmy. Podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu ERP musi być więc dobrze przemyślana. Co trzeba wiedzieć i jak takie wdrożenie wygląda?

Ponieważ chcemy, by system ERP wspierał całą działalność organizacji, musimy się dobrze zastanowić, jakie są nasze oczekiwania. To inwestycja biznesowa wiążąca się z nakładem czasu i pieniędzy, którą z pewnością szybko docenimy. Sprawdźmy, co powinniśmy wiedzieć, aby proces ten przebiegał sprawnie, rezultaty były satysfakcjonujące, a firma mogła osiągać większe zyski.

Jeszcze przed wdrożeniem

Zanim nadejdzie ten dzień i podpiszemy umowę z dostawcą oprogramowania, możemy się do tego trochę przygotować. To znaczy, że musimy dokładnie przeanalizować, jakie procesy biznesowe dotyczą naszej firmy, jakie są ich silne i słabe strony, gdzie widzimy braki w dotychczasowych narzędziach. Na tej podstawie łatwiej będzie określić oczekiwania względem systemu ERP i cele, jakie dzięki niemu chcemy osiągnąć. Do takiej analizy wyjściowej warto zaangażować przedstawicieli każdego z działów firmy. Warto zweryfikować, jak oprogramowanie powinno wyglądać, by ułatwić im pracę. To duża transformacja technologiczna i dobrze, by objęła wszystkie obszary działalności. Warto też przetestować system w wersji demo, by zweryfikować, czy interfejs będzie przyjazny dla użytkowników. Wypróbować można na przykład system ERP enova365.

Wdrażamy system ERP

W przypadku, gdy decydujemy się na standardowe rozwiązanie, dostawca podpisuje z nami umowę i przystępuje do pracy. Jednak jeśli chcemy, by nasz system ERP był rozbudowany i skrojony na miarę, wszystko będzie trwało dłużej. Wtedy też przed wdrożeniem dostawca przeprowadzi wywiad, na podstawie którego uporządkuje to, co mu przekażemy na temat potrzeb. Dzięki temu będzie wiedział, jak powinna wyglądać konfiguracja oprogramowania i jakie ma mieć funkcje. Może się też zdarzyć, że firma sama do końca nie wie, czego potrzebuje. Tak może być m.in. w sytuacji, gdy składa się z kilku spółek. Wtedy też proces trwa jeszcze dłużej.

Nietrudno zauważyć, że w zależności od tego, jak zaawansowane prace trzeba przeprowadzić, czas wdrożenia jest inny. Jeśli struktura naszej firmy jest rozbudowana i ma wiele działów, a przy tym oczekujemy zaawansowanych funkcjonalności, to musimy się liczyć z tym, że to potrwa. Przy prostych wdrożeniach czas to najczęściej 2-4 tygodnie, natomiast kiedy w grę wchodzi zaawansowany system ERP, to może wynieść nawet kilka miesięcy. W przypadku systemów ERP ważne jest to, że można je modyfikować. To znaczy, jeśli za jakiś czas okaże się, że rozwój firmy podąża w innym kierunku niż do tej pory, nie ma problemu z tym, by dodać nowe moduły lub funkcje. Po wdrożeniu trzeba zadbać, by wszyscy pracownicy, którzy będą korzystać z systemu ERP, mieli odpowiednie przeszkolenie.