Dokumenty to jedne z najważniejszych zasobów obecnych w każdej firmie. Nie sposób się bez nich obyć, jednak praca z nimi bywa dość problematyczna. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm podejmuje świadomą decyzję o digitalizacji dokumentacji oraz wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z dedykowanym oprogramowaniem informatycznym. Jest to bowiem rozwiązanie, które potrafi całkowicie odmienić specyfikę pracy z dokumentacją oraz stanowi jeden z pierwszych, istotnych kroków ku udanej cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa.
Spis treści
Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów jest dziś jedynym słusznym wyborem?
Jeszcze kilkanaście lat temu praca z dokumentami wyglądała bardzo podobnie w każdej firmie. Wszystkie dokumenty były gromadzone, procesowane oraz przechowywane w papierowej postaci. Do ich przechowywania służyło fizyczne archiwum, bieżąca dokumentacja była natomiast często trzymana na biurkach pracowników, którzy manualnie przekazywali ją między sobą. Takie rozwiązanie powodowało liczne problemy – wiązało się z dużymi wydatkami oraz ryzykiem i było czasochłonne w realizacji. Tradycyjny obieg dokumentów nie chronił w żaden sposób dokumentów przed utratą, zagubieniem, pominięciem lub nieprawidłowym przeprocesowaniem oraz nie zabezpieczał poufnych danych.
Wszystkie te problemy można wyeliminować w jeden prosty sposób – wystarczy wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów. Dzięki niemu możliwe jest usunięcie uciążliwych i czasochłonnych procedur, zaoszczędzenie czasu i pieniędzy, a także przyspieszenie obiegu dokumentów i zagwarantowanie dokumentacji należytej ochrony. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na szybsze zarządzanie dokumentami, daje łatwy i wygodny dostęp do poszczególnych pism, a także pozwala na sprawne współdzielenie plików pomiędzy uprawnionymi pracownikami. Co więcej, przetwarzanie dokumentów w firmie odbywa się zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi, pod odpowiednią kontrolą oraz z dostępem do pełnego raportowania w tym zakresie.
System zarządzania dokumentami w firmie – na jakie oprogramowanie warto postawić?
Na wcielenie w życie wszystkich założeń elektronicznego obiegu dokumentów pozwala system zarządzania dokumentami. Jest to nowoczesne, przyszłościowe oprogramowanie informatyczne dla biznesu, dzięki któremu zarządzanie dokumentacją nawet w masowych ilościach staje się szybkie, łatwe i skuteczne. Dobrej jakości system DMS (ang. document management system), w którego wdrożenie warto zainwestować, powinien być łatwy i intuicyjny w obsłudze oraz dawać możliwość dostosowania swojej funkcjonalności do potrzeb każdej firmy.
Rozważając wdrożenie strategii cyfrowej transformacji warto przemyśleć też wybór platformy low-code. To oprogramowanie IT dla biznesu, które pozwala na budowanie aplikacji i konfigurowanie mechanizmów automatyzujących działanie procesów wizualnie, za pomocą narzędzi niewymagających znajomości języków programowania. Wdrożenie platformy low-code jest idealnym wyborem zwłaszcza tych firm, które poszukują wydajnego, funkcjonalnego i przyszłościowego systemu nie tylkodo zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów, ale też do automatyzacji i digitalizacji procesów biznesowych.
Podobne artykuły
Today's pick
Czym jest wash trading na giełdach kryptowalutowych i jak go rozpoznać?
Kryptowaluty dostępne są dla użytkowników stosunkowo krótki czas, a zasady ich obrotu często nie są wystarczająco uregulowane. Właśnie przez to…
Biuro coworkingowe – jak szukać odpowiedniego?
Wynajem określonej przestrzeni służącej do pracy od kilku lat cieszy się ciągle rosnącą popularnością. Możliwość wykonywania obowiązków służbowych w obecności…
Najważniejsze zalety outsourcingu informatycznego
O usługach informatycznych mówi się w dwóch kontekstach: mając na myśli albo bieżące utrzymanie sprawności oprogramowania, sieci i sprzętu, albo…
Dostawa wody do biura – bezpłatnie na terenie Polski
Woda mineralna jest bardzo korzystna dla zdrowia. Wpływa pozytywnie na nasze samopoczucie. Minerały, które znajdują się w wodzie dodają energii…
Jak archiwizacja dokumentów może pomóc Twojej firmie
Wiele firm archiwizację akt traktuje bardzo po macoszemu i wykonuje ją mocno niedbale. Prawda jest jednak taka, że dobra archiwizacja…
Kiedy dojdzie mój przelew? Sesje przychodzące w polskich bankach
Wykonanie przelewu nie oznacza jego natychmiastowego dotarcia do odbiorcy. Sprawdź, jak długo trzeba oczekiwać na realizację przelewu. Spis treściSesje rozrachunkowe…
Czym jest wash trading na giełdach kryptowalutowych i jak go rozpoznać?
Kryptowaluty dostępne są dla użytkowników stosunkowo krótki czas, a zasady ich obrotu często nie są wystarczająco uregulowane. Właśnie przez to…
Laptop w leasing czy na raty? Podpowiadamy
Laptop to podstawowe narzędzie pracy biurowej. Można kupić go za gotówkę, lecz lepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z zewnętrznych źródeł finansowania…
Wystawianie faktur z magazynem
Wystawienie faktury to obowiązek przedsiębiorcy. Jeśli jednak nie do końca znasz się na księgowości lub chcesz ułatwić pracę sobie i…
Jakie problemy rozwiązuje faktoring?
Jeszcze kilkanaście lat temu z faktoringu korzystały wyłącznie duże podmioty gospodarcze. Dziś to rozwiązanie jest dostępne również dla małych firm…