Jak skutecznie usprawnić pracę z firmową dokumentacją?

Dokumenty to jedne z najważniejszych zasobów obecnych w każdej firmie. Nie sposób się bez nich obyć, jednak praca z nimi bywa dość problematyczna. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm podejmuje świadomą decyzję o digitalizacji dokumentacji oraz wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z dedykowanym oprogramowaniem informatycznym. Jest to bowiem rozwiązanie, które potrafi całkowicie odmienić specyfikę pracy z dokumentacją oraz stanowi jeden z pierwszych, istotnych kroków ku udanej cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa.

Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów jest dziś jedynym słusznym wyborem?

Jeszcze kilkanaście lat temu praca z dokumentami wyglądała bardzo podobnie w każdej firmie. Wszystkie dokumenty były gromadzone, procesowane oraz przechowywane w papierowej postaci. Do ich przechowywania służyło fizyczne archiwum, bieżąca dokumentacja była natomiast często trzymana na biurkach pracowników, którzy manualnie przekazywali ją między sobą. Takie rozwiązanie powodowało liczne problemy – wiązało się z dużymi wydatkami oraz ryzykiem i było czasochłonne w realizacji. Tradycyjny obieg dokumentów nie chronił w żaden sposób dokumentów przed utratą, zagubieniem, pominięciem lub nieprawidłowym przeprocesowaniem oraz nie zabezpieczał poufnych danych.

Wszystkie te problemy można wyeliminować w jeden prosty sposób – wystarczy wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów. Dzięki niemu możliwe jest usunięcie uciążliwych i czasochłonnych procedur, zaoszczędzenie czasu i pieniędzy, a także przyspieszenie obiegu dokumentów i zagwarantowanie dokumentacji należytej ochrony. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na szybsze zarządzanie dokumentami, daje łatwy i wygodny dostęp do poszczególnych pism, a także pozwala na sprawne współdzielenie plików pomiędzy uprawnionymi pracownikami. Co więcej, przetwarzanie dokumentów w firmie odbywa się zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi, pod odpowiednią kontrolą oraz z dostępem do pełnego raportowania w tym zakresie.

System zarządzania dokumentami w firmie – na jakie oprogramowanie warto postawić?

Na wcielenie w życie wszystkich założeń elektronicznego obiegu dokumentów pozwala system zarządzania dokumentami. Jest to nowoczesne, przyszłościowe oprogramowanie informatyczne dla biznesu, dzięki któremu zarządzanie dokumentacją nawet w masowych ilościach staje się szybkie, łatwe i skuteczne. Dobrej jakości system DMS (ang. document management system), w którego wdrożenie warto zainwestować, powinien być łatwy i intuicyjny w obsłudze oraz dawać możliwość dostosowania swojej funkcjonalności do potrzeb każdej firmy.

Rozważając wdrożenie strategii cyfrowej transformacji warto przemyśleć też wybór platformy low-code. To oprogramowanie IT dla biznesu, które pozwala na budowanie aplikacji i konfigurowanie mechanizmów automatyzujących działanie procesów wizualnie, za pomocą narzędzi niewymagających znajomości języków programowania. Wdrożenie platformy low-code jest idealnym wyborem zwłaszcza tych firm, które poszukują wydajnego, funkcjonalnego i przyszłościowego systemu nie tylkodo zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów, ale też do automatyzacji i digitalizacji procesów biznesowych.